Chcete sa vyhnúť sankciám? Vypracujte si interné predpisy

Interné smernice predstavujú sústavu pravidiel, ktoré sú dôležitou súčasťou riadenia a fungovania každého podniku. Ich účelom je predovšetkým stanoviť jednotné pravidlá pre určité jedinečné postupy a činnosti vo firme.

Niektoré interné normy musí podnikateľ vypracovať pod hrozbou sankcie, iné jednoducho uľahčujú chod podniku a prácu jeho zamestnancom. V článku sa zaoberáme povinnosťami slovenských podnikateľov vzťahujúcimi sa na vypracovanie interných noriem, ktoré sú priamo obsiahnuté v právnych predpisoch, a to podľa oblasti, ktorej sa týkajú:

OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Asi najaktuálnejšou z uvedených je téma ochrany osobných údajov. Ustanovenia Zákona o ochrane osobných údajov zakotvujú povinnosť podnikateľov prijať určité bezpečnostné opatrenia a zdokumentovať ich obsah a rozsah. Nevyhnutnou súčasťou dokumentácie sú poučenia oprávnených osôb (zamestnancov), ich súhlasy so spracovaním ich osobných údajov, oznámenie/evidencia/registrácia informačného systému, či zmluva so sprostredkovateľom (napr. účtovným poradcom, spracúvajúcim osobné údaje zamestnancov), vrátane povinnosti viesť záznamy o kontrolnej činnosti a o zistených bezpečnostných incidentoch. Podrobnosti tejto bezpečnostnej dokumentácie upravuje Vyhláška Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

Interným predpisom v pravom slova zmysle je Bezpečnostný projekt. V ňom sú obsiahnuté všetky opatrenia prijaté podnikateľom na zabezpečenie ochrany osobných údajov spracovávaných v jeho informačných systémoch; informačným systémom sa rozumie akýkoľvek systém, v ktorom sa spracovávajú osobné údaje (napr. mzdové systémy, či databázy zákazníkov). Povinnosť vypracovať Bezpečnostný projekt však majú podnikatelia len vtedy, ak sú v ich informačnom systéme spracúvané osobitné kategórie osobných údajov (odhaľujúce rasový, etnický pôvod, náboženstvo, politickú alebo odborovú príslušnosť a pod.) a zároveň je ich informačný systém prepojený s verejne prístupnou počítačovou sieťou (internet), resp. ak ich informačný systém slúži na zabezpečenie verejného záujmu.

Za nevypracovanie dokumentácie na úseku ochrany osobných údajov môže Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky uložiť pokutu, a to vo výške od 1 000 eur až do 200 000 eur (napríklad v prípade neuzatvorenia riadnej zmluvy so sprostredkovateľom alebo nevypracovania Bezpečnostného projektu).

SPRÁVA A ARCHIVÁCIA DOKUMENTOV PODNIKATEĽA

Interným predpisom na ukladanie spisov podniku je Registratúrny plán. Podľa Zákona o archívoch a registratúrach musí každý podnikateľ viesť evidenciu záznamov svojich činností a vypracovať Registratúrny plán. Jeho cieľom je zaistiť korektnú evidenciu a ochranu dokumentov podnikateľa podľa vecných skupín (ako všeobecná správa a riadenie, personalistika, BOZP, vzdelávanie zamestnancov, účtovníctvo a mzdy, a pod.) v záujme účelného a systematického označovania a ukladania spisov.

Povinnosť mať spracovaný Registratúrny plán sa týka všetkých podnikateľov, z činnosti ktorých vznikajú dokumenty, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu, a ktoré sa archivujú pre účely vytvárania archívneho dedičstva Slovenskej republiky.

Pri absencii Registratúrneho plánu v podniku je Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky oprávnené uložiť pokutu do 3 319 eur.

PROGRAM VLASTNEJ ČINNOSTI ZAMERANEJ PROTI LEGALIZÁCII PRÍJMOV Z TRESTNEJ ČINNOSTI A FINANCOVANIU TERORIZMU

Účelom tejto internej smernice je upraviť povinnosti a pracovné postupy podnikateľa a jeho zamestnancov pri predchádzaní a odhaľovaní legalizácie príjmov z trestnej činnosti a financovania terorizmu, v súlade so Zákonom o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu. Smernicu musia mať vypracovanú predovšetkým banky a iné finančné inštitúcie, podnikatelia, ktorí disponujú oprávnením vykonávať činnosť organizačného a ekonomického poradcu alebo zasielateľstvo, poskytujú služby na úseku správy majetku alebo služieb pre obchodné spoločnosti, vrátane (napr.) realitných kancelárií a i.

Ostatní podnikatelia majú túto povinnosť len vtedy, ak uskutočnia v rámci svojej činnosti akýkoľvek obchod pre svojho klienta alebo na základe zmluvného vzťahu v hotovosti v hodnote najmenej 15 000 eur (pri súčasnom dodržaní obmedzení podľa Zákona o obmedzení platieb v hotovosti), a to bez ohľadu na to, či je obchod vykonaný jednotlivo alebo ako viaceré na seba nadväzujúce obchody, ktoré sú, alebo môžu byť prepojené.

Obsahom smernice Program vlastnej činnosti zameranej proti legalizácii príjmov z trestnej činnosti a financovaniu terorizmu je napríklad nastavenie postupov pri zistení neobvyklej obchodnej operácie v rámci činnosti podnikateľa, forma a harmonogram vykonávania odbornej prípravy zamestnancov podnikateľa, spôsoby vykonávania kontroly vo vzťahu ku zákazníkom a iné.

Dohľad vykonáva Finančná spravodajská jednotka národnej kriminálnej agentúry Prezídia Policajného zboru Slovenskej republiky. Tá je oprávnená uložiť pokutu za nevypracovanie tohto interného dokumentu až do výšky 165 969 eur.

BEZPEČNOSŤ A OCHRANA ZDRAVIA PRI PRÁCI

Na úseku BOZP vypracúva každý podnikateľiaceré interné normy na podklade niekoľkých právnych predpisov. Povinnosti podnikateľa súvisia s prevenciou a minimalizovaním rizík a faktorov, ktoré vplývajú na vznik pracovných úrazov, chorôb z povolania a iných poškodení zdravia z práce, podľa Zákona o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci. Dokumentáciu podnikateľa tvoria predovšetkým vnútorné pravidlá o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci s prihliadnutím na charakter práce a riziko poškodenia zdravia či pracovného úrazu, vlastný zoznam prác a pracovískvo vzťahu k tehotným ženám, matkám a mladistvým, a zoznam poskytovaných osobných ochranných pracovných prostriedkov.

Príslušné inšpektoráty práce sú oprávnené za porušenie povinností podľa Zákona o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci aj vo vzťahu k internej dokumentácii podnikateľa uložiť mu pokutu až do výšky 100 000 eur.

PROTIPOŽIARNA OCHRANA

Podľa Zákona o ochrane pred požiarmi a Vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky o požiarnej prevencii sú podnikatelia vo svojich priestoroch povinní zabezpečiť nielen rozsiahlu protipožiarnu dokumentáciu, ale napríklad aj opakujúce sa odborné školenia zamestnancov. Ide predovšetkým o Požiarny štatút právnickej osoby; analýzu nebezpečenstva vzniku požiaru; Požiarny poriadok pracoviska; požiarne poplachové smernice; či Požiarny evakuačný plán. Viaceré z týchto povinností však podnikateľ môže splniť len v súčinnosti s odborným technikom.

Protipožiarnu kontrolu povinností firiem v ich objektoch a priestoroch kontrolujú okresné alebo krajské riaditeľstvá Hasičského a záchranného zboru na úseku požiarnej prevencie, ktoré sú oprávnené uložiť sankcie až do výšky 8 298 eur.

ÚČTOVNÉ FIREMNÉ PREDPISY

Predovšetkým podnikateľom účtujúcim v sústave podvojného účtovníctva sa odporúča vypracovať smernice o vedení účtovníctva, evidencii zásob, zásadách pre účtovanie, oceňovaní majetku a záväzkov, tvorbe a účtovaní opravných položiek a rezerv, evidencii peňažných prostriedkov v pokladnici, inventarizácii záväzkov, či zostavení účtovnej závierky a rozdelení hospodárskeho výsledku firmy. Ak podnikateľ vlastní alebo spravuje dlhodobý hmotný/nehmotný majetok, mal by vypracovať účtovnú smernicu o evidencii, obstarávaní, oceňovaní, odpisovaní, vyraďovaní a inventarizácii dlhodobého majetku. Smernicu by mal mať spracovanú aj podnikateľ, ktorý vlastní aspoň jeden druh majetku, napríklad motorové vozidlo.

Spolu s inými účtovnými záznamami tieto interné predpisy predstavujú účtovnú dokumentáciu, ktorú vyžaduje Zákon o účtovníctve. Pri porušení predpisov v oblasti účtovníctva ukladá sankcie príslušný daňový úrad.

Povinnosti podnikateľa vypracovávať určené interné predpisy na základe zákona sú pomerne široko koncipované, na zabezpečenie bezproblémového fungovania firmy je však k dispozícii ešte mnoho ďalších druhov. Ide napríklad o smernice na ochranu obchodného tajomstva, na používanie služobného motorového vozidla, alebo rôzne pracovné poriadky či smernice o odmeňovaní zamestnancov a iné. Pri ich vypracovaní „na mieru“ pre konkrétnu firmu je taktiež možnosť využiť pomoc účtovníkov, právnikov alebo iných odborníkov.