Čo si môžu dať podnikatelia do nákladov?

Otázka čo všetko je možné dať do nákladov je jednou z najčastejších v prípade podnikateľov ale aj obchodných spoločností. Základná charakteristika daňového výdavku je uvedená v zákone o dani z príjmov v rámci definícií základných pojmov, konkrétne v § 2 písm. i). Podľa tohto ustanovenia za daňový výdavok možno uznať:

• výdavok (náklad) na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov,
• výdavok preukázateľne vynaložený daňovníkom,
• výdavok zaúčtovaný v účtovníctve daňovníka alebo zaevidovaný v evidencii daňovníka podľa § 6 ods. 11, ak uvedený zákon neustanovuje inak.  

Vo všeobecnosti platí, že na daňové účely sa akceptujú náklady, resp. výdavky zaúčtované v účtovníctve. Zákon o dani z príjmov však niektoré výdavky napriek ich zaúčtovaniu v súlade s účtovnými predpismi uznáva len: 

• do výšky limitovanej osobitným predpisom – zákon o dani z príjmov v tejto súvislosti odkazuje napríklad na zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde v znení neskorších predpisov, podľa ktorého z § 5 ods. 1 vyplýva, že daňovo uznaným výdavkom je výška povinného prídelu do sociálneho fondu vypočítaná podľa § 3 ods. 1 písm. a) a b). Iná tvorba sociálneho fondu, napríklad vo vyššej čiastke, nie je daňovo uznaná;
• v rozsahu a za podmienok ustanovených v zákone o dani z príjmov, ak výdavok (náklad) limituje zákon o dani z príjmov alebo zahrnutie výdavku v zdaňovacom období upravuje zákon o dani z príjmov v inej výške ako vyplýva z účtovníctva – takéto obmedzenie pre výdavky je uvedené v § 19 ods. 2 a 3 zákona o dani z príjmov a je potrebné ho rešpektovať aj v prípade, ak umožňuje zahrnúť do daňových výdavkov inú výšku výdavku, ako je výška zaúčtovaná – napríklad vyššie daňové odpisy, ako sú odpisy zaúčtované alebo do daňových výdavkov možno uznať vyššiu daňovú zostatkovú cenu, ako je zaúčtovaná zostatková cena napríklad pri vyradení majetku v dôsledku škody;
• vo výške dosiahnutého príjmu alebo vo výške prijatej úhrady, ak výdavok (náklad) limituje tento zákon výškou dosiahnutého príjmu alebo výškou príjmu z prijatej úhrady, a to v tom zdaňovacom období, v ktorom bol dosiahnutý príjem alebo prijatá úhrada – zákon o dani z príjmov napríklad do daňových výdavkov uzná hodnotu pohľadávky pri jej postúpení len do výšky príjmu z prijatej úhrady, pričom ak dôjde k úhrade za postúpenie pohľadávky až v nasledujúcich zdaňovacích obdobiach, hodnota pohľadávky sa u postupcu zahrnie do daňových výdavkov vo výške prijatej úhrady až v tom zdaňovacom období, v ktorom bude postúpenie uhradené.

V súlade s § 21 zákona o dani z príjmov daňovými výdavkami nie sú výdavky (náklady):

• ktoré nesúvisia so zdaniteľným príjmom, aj keď o týchto výdavkoch (nákladoch) daňovník účtoval v súlade s účtovníctvom,
• ktorých vynaloženie na daňové účely nie je dostatočne preukázané,
• priamo uvedené v ustanovení § 21.

V praxi znamená, že daňovým výdavkom je každý výdavok vynaložený na dosiahnutie, zabezpečenie alebo udržanie príjmov v súlade s ďalšími ustanoveniami zákona a preto je potrebné vedieť každý daňový výdavok v prípade kontroly zo strany správcu dane logicky objasniť a obhájiť. Pokiaľ uplatnený výdavok vyznieva akokoľvek absurdne ale konkrétny daňovník si ho z titulu  svojej činnosti vie obhájiť a logicky vysvetliť správca dane nemá inú možnosť pokiaľ výdavok nie je v rozpore so zákonom ako akceptovať ho.

Všeobecné režijné náklady

Kategórie daňových výdavkov môžeme tiež rozdeliť na všeobecné režijné, ktoré si môže uplatniť prakticky všetci živnostníci alebo obchodné spoločnosti na svoju prevádzku ako napríklad náklady na nájom, telefóny, mzdy, spotrebný materiál, poštovné, pohonné hmoty, internet, bankové poplatky, cestovné, atď.

Špecifické náklady

Ďalšiu kategóriu tvoria špecifické náklady, ktoré môžu byť uznané len určitej skupine daňovníkov lebo súvisia s ich činnosťou. Nie je možné uznať poisťovaciemu reprezentantovi v prenajatej kancelárii nákup 30 m pletiva ale tento výdavok je možné uznať daňovníkovi, ktorý sa zaoberá stavebnou činnosťou. Tak isto je ťažké uznať výdavok na kaderníka účtovníčke ale logicky je možné ho uznať herečke ktorá ide na kasting alebo filmový festival získať sponzorov. Na to, aby dosiahla príjem z takejto činnosti nemusí vedieť písať na počítači ani telefonovať, ale na rozdiel od účtovníčky na dosiahnutie takéhoto  príjmu musí dobre vyzerať. Takže výdavok na kaderníka, kozmetiku, plastickú chirurgiu sú jej jedinými výdavkami ktoré si môže k príjmom uplatniť.

Dokazovanie výdavkov

V praxi nie je celkom možná situácia, že správca dane uskutoční kontrolu dane z príjmov za určité obdobie, uzatvorí ju a za nejaký čas prídu iní pracovníci a budú kontrolovať tú istú daň aj to isté obdobie. Stávajú sa prípady, že správca dane a daňovník nemajú na daňový výdavok rovnaký názor a preto môže dôjsť k tomu, že daňovník sa voči postupu správcu dane odvolá a uznateľnosť daňových výdavkov a jej preukázanie môže skončiť až na súde.

Alebo môžu byť na dokazovanie daňových výdavkov privolaní odborníci z daného odboru a praxe. Tu si treba uvedomiť, že v prípade každej daňovej kontroly a uznateľnosti výdavkov ide vždy vo veľkej miere aj o subjektívny názor pracovníka  správcu dane a keďže ľudia sme rôzni aj tieto názory na jeden a ten istý výdavok môžu byť rôzne.

Problémové výdavky

Najproblematickejšie daňové výdavky sa viažu k uplatňovaniu výdavkov spojených s využívaním priestoru bytu alebo rodinného domu ako sídla živnostníka, či už v prípade energií, telefónu, internetu alebo aj odmeny správcovi nehnuteľností. Toto je skupina najlákavejších výdavkov, o ktorých si živnostníci často myslia že si ich môžu automaticky uplatniť. Obľúbenou skupinou problémových výdavkov sú aj výdavky na ošatenie a obuv v prípade niektorých činností, alebo tiež výdavky na používanie súkromných vozidiel a uskutočňovanie pracovných ciest, kde často chýbajú potrebné náležitosti týkajúce sa ceny pohonných hmôt, účelov a oprávnenosti pracovných ciest.

Nedaňové výdavky

Najčastejšiu kategóriu nedaňových výdavkov, to znamená  výdavky, ktoré síce spôsobia úbytok finančného majetku ale neovplyvnia základ dane tvorí napríklad reprezentačné. Výdavok reprezentačné je síce naúčtovaný v účtovnej triede nákladov ale pri vyčíslovaní základu dane sa k nemu pripočítava, lebo zákon ustanovuje, že takto vynaložený výdavok nie je daňovým výdavkom. Alebo tiež nadspotreba pohonných hmôt po prepočte podľa spotreby uvedenej v dokladoch vozidla. Tak isto poskytnuté dary sú nedaňovým výdavkom.