Home office náš každodenný?

Vladimíra Neuschlová

Práca z domu. Prešli na ňu tisíce zamestnancov i celé firmy. Nie je to však také jednoduché, upozorňuje VLADIMÍRA NEUSCHLOVÁ, konzultantka v oblasti vedenia ľudí a podnikovej kultúry.

Čo musia podniknúť firmy, ktoré doposiaľ home office nepreferovali, aby s ním dokázali fungovať čo najefektívnejšie?

Veľa vecí sa vo firmách robí zotrvačne a home office im ukáže, že dokážu ísť dopredu aj bez množstva zbytočných činností, ktoré sa predtým považovali za nevyhnutné. Keď som sa rozprávala s odborníkom na zoštíhľovanie o tom, či teraz odporúča ísť do firiem a pomáhať im s tým, povedal mi – kríza to ukáže sama. V aktuálnej situácii sa neoplatí premýšľať v dlhodobom horizonte. Rozumný manažér rýchlo príde na to, čo treba robiť a čo už nie, oddelí kľúčové aktivity od nedôležitých. Firmy prídu k poznaniu, čo sa dá zoštíhliť alebo, naopak, kde treba vytvoriť nové pozície. Zmeny, prestavenie úloh a kompetencií treba potom s každým zamestnancom otvorene odkomunikovať. Prejsť si s ním, aké sú jeho zručnosti, čo si potrebuje doštudovať, aké prípadné prekážky vidí v tom, aby dokázal fungovať po novom.

Je pri tomto prestavovaní vhodné zmeniť aj spôsob organizácie práce, napríklad od sledovania dodržiavania pracovného času k orientácii na termíny dodania vypracovaných úloh?

Tému férového merania výkonu a ohodnotenia zamestnanca nepriniesol len home office. Sú pozície, kde treba napríklad zaúčtovať za týždeň tisíc faktúr. Tu treba aj naďalej merať tvrdé čísla a robiť štatistiky. Avšak pri kreatívnejších pozíciách je jedno, či zamestnanec vymyslí napríklad nový slogan za päť minút pri prechádzke so psom, podstatné je, aby do termínu doručil výborné riešenie. Tam sa meria podľa kvality výstupu, nie počtu odpracovaných hodín. Teraz sme síce zaznamenali revolučný nástup práce z domu, lenže mnoho firiem ju využívalo aj doteraz a vedia, kde im ten proces funguje a kde, naopak, zlyháva.

Nastaviť fungujúci home office však vo väčšej firme nie je jednoduché.

Čím je potreba kooperácie s ostatnými väčšia, tým opatrnejšie musia firmy pri zavádzaní plošného home office byť. Kľúčovú úlohu zohráva to, ako majú firmy nastavené riadiace štruktúry – manažérov a vedúcich, ktorí koordinujú prácu tímov a vytvárajú prostredie, v ktorom tím funguje, pracuje, komunikuje. Malé firmy týchto ľudí často nemajú, na čele všetkých firiem zasa zväčša stojí CEO, ktorý však nemá dostatok času manažovať dve či tri desiatky zamestnancov. Preto je dôležité, aby si firmy uvedomili dôležitosť stredného manažmentu a nadefinovali správne jeho rolu. Každý líder musí zvážiť napríklad to, koľko spoločných mítingov bude musieť byť riadených zhora, ako v tíme funguje neformálna komunikácia a ľudia na home office sa už sami postarajú o potrebný kontakt medzi sebou.

Aké stratégie začali používať firmy, ktoré v marci prešli na home office?

Niekde sa manažér kontaktuje so svojimi ľuďmi každý deň cez video, v inej firme si len raz či dvakrát za týždeň zatelefonujú. Ja osobne zastávam názor, že je lepšie v tejto krízovej situácii si denne na desať minút zavolať, prebrať nielen hlavné úlohy, ale aj to, ako sa zamestnanec na home office cíti, či ho niečo netrápi. Záujem o človeka by mal byť na prvom mieste, nemal by však byť umelý.

Ak má však manažér riadiť väčší počet ľudí, na iné než na telefonáty by mu už nezostal čas…

Preto je dôležitá nielen formálna, ale aj neformálna organizačná štruktúra. Napríklad mať v tíme seniora, ktorý síce nemá na vizitke slovo manažér, ale prevezme komunikačné a koordinačné činnosti, hoci na úkor časti jeho pôvodných úloh. Skrátka, organizačné zmeny by mali smerovať k tomu, aby každý zamestnanec vo firme vedel, na koho sa s čím obrátiť. Kým doposiaľ sa mnoho takýchto kontaktov dialo neformálne pri káve v kuchynkách, pri prechode na home office netreba na ne zabúdať.

Dôležitý je zrejme nielen kontakt, ktorý sa bezprostredne týka práce.

Ľudský kontakt je veľmi dôležitá úloha lídra, pretože zamestnancovi pomáha dostať sa do pohody, takže potom je produktívnejší aj lojálnejší k firme. Na to, aby ľudia boli motivovaní, potrebujú sa nielen rozvíjať, ale aj vedieť, že to, čo robia, má zmysel. Ak sa o zamestnanca týždeň nikto nezaujíma, môže sa mu zdať, že jeho práca nemá zmysel. Nové nastavenie práce na home office preto musí tieto bariéry identifikovať a eliminovať. Najťažšia úloha lídra je v takomto prípade udržiavať kontakt prirodzene. Ak sa robia mítingy len aby boli, ľudia to rýchlo vycítia a strácajú záujem. V budúcnosti bude treba zvládnuť komunikáciu s ľudským rozmerom tak, aby zamestnanci aj na home office zostali produktívni, motivovaní a lojálni.

Čo je z druhej strany dôležité pre úspešný „selfmanažment“ zamestnanca na home office?

Pracovný vzťah je vzťahom dvoch dospelých ľudí. Na to občas zabúdame. V prvom rade je na každom zamestnancovi, aby si uvedomoval obsah svojej pracovnej zmluvy a povinnosť plniť ju. Mal by si položiť základné otázky, či chce zostať vo firme a čo v nej chce dosiahnuť. Takisto si uvedomiť, v akej životnej situácii sa nachádza, ako je zabezpečený, koľko peňazí na život potrebuje jeho rodina a podobne. Ak odpovede vyústia do rozhodnutia ostať, musí si ďalej uvedomiť, či dokáže svoje úlohy a povinnosti plne vykonávať aj na home office. Ak nie, mal by o tom sám upovedomiť svojho nadriadeného. Treba prevziať zodpovednosť, a ak zamestnanec vidí prekážky, ktoré mu bránia na home office plniť si úlohy, mal by to so šéfom čo najskôr prebrať a a dohodnúť si, čo sú priority a čo sa dá odložiť.

Medzi takéto prekážky môže patriť aj to, že domáce prostredie nie je na home office vhodné. Čo potom?

Ak sú doma počas dňa aj deti, podeliť si s partnerom čas tak, aby sa dalo venovať práci aj deťom a kolegov informovať, kedy je človek zastihnuteľný. Pri home office treba mať doma oddelený kútik, ak už nie je miestnosť, kde je čo najmenej rušivých vplyvov. Napríklad ženy by nemali pracovať v kuchyni, lebo ich rozptyľuje aj pohľad na neumytý riad v dreze. Takisto nie je ideálne dať prať práčku s tým, že kým doperie, budem si robiť a potom vyvešiam. Buď som doma, alebo v práci, aj keď v domácich podmienkach.

Čo teda odporúčate?

Určiť si pracovný čas, nastaviť očakávaný výkon a ustriehnuť si, aby sa práca nezliala s bežným domácim režimom. Mnoho ľudí si píše na zoznam denných úloh výrazne viac, ako sa dá stihnúť. Potom majú permanentný pocit nespokojnosti, že nestíhajú. Treba mať reálne plány vrátane rezervy na neočakávané situácie.

Znamenal náhly prechod na home office aj pokles výkonnosti či kvality práce zamestnancov?

Mnoho ľudí sa v čase koronakrízy ocitlo na home office náhle a bez prípravy. Navyše popri tom riešili základné životné potreby vzhľadom na obmedzenia, ktoré priniesli opatrenia proti šíreniu vírusu. Pokles výkonnosti bol teda pochopiteľný. Na druhej strane, sú skupiny ľudí, ktorí nemali problém nabehnúť na tento štýl práce, napríklad single workoholici. Ich, naopak, stresujúca situácia vybičovala k ešte vyššiemu výkonu. Poznám manažéra, ktorý musel dvom zamestnancom prikázať vypnúť počítače a vyhnal ich von na vzduch, pretože vedel, že inak by onedlho vyhoreli.

Bude sa home office viac využívať aj po kríze?

Home office je neodvrátiteľný svetový trend, nie je to nový fenomén. V určitej miere ho najmä medzinárodné firmy využívali aj doposiaľ. Niektoré firmy uvažujú aj tak, že ak nechajú svojich administratívnych pracovníkov na home office, ušetria – na nájomnom, energiách, pitnom režime. Alebo že vzrastie efektivita, lebo ľudia budú menej kávičkovať alebo sa v kancelárii vyrušovať. Ja som v tomto trochu skeptická.

Prečo?

Pretože ľudia predtým spolu osobne komunikovali aj o problémoch a spory si často s úsmevom a neformálne vyriešili na priamo. Ekonómka zabehla za skladníkom prediskutovať dodací list, alebo za obchodníkom na predajňu vysvetliť si faktúru. Prípadné strety sa ľahšie vysvetlia v medziľudskej komunikácii, než cez telefón či email. No trvalý home office by mohol začať vyhrocovať vzťahy – žiadna kávička, žiadny úsmev. Marketingové, technologické alebo finančnícke firmy môžu skôr ostať na home office, ale nie obchodné a výrobné firmy, kde je náročnejšia logistika a fungujú efektívnejšie, lebo sa ľudia lepšie poznajú a komunikujú spolu. Obávam sa, že keď sa z kontaktov vytratí tá stmeľujúca človečina, produktivita firmy neporastie.

Juraj Rybanský