Sú vaše dokumenty v bezpečí?

Možno si to ani neuvedomujete, ale dennodenne sú vaše dokumenty vo firme vystavené bezpečnostným rizikám. Ukážeme vám, že chrániť vaše dôverné informácie je jednoduché.

Ak by ste sa prešli po jednotlivých oddeleniach vo vašej firme zistili by ste, že po stoloch sa povaľujú zmluvy, výplatné pásky, alebo iné dôverné dokumenty. Neraz pri odchode z pracovného miesta si zabudnete zamknúť počítač, alebo posielate dôverné informácie emailom, či dokonca prostredníctvom verejného úložiska. To všetko sú základné chyby pri práci s dôvernými informáciami a vystavujete seba ako aj firmu potenciálnemu riziku zneužitia informácií.

Jednoduchým riešením je nielen dodržovanie stanovených bezpečnostných pravidiel vo firme, ale najmä zabezpečenie ochrany informácií. Je potrebné si uvedomiť riziká a vyvarovať sa situáciám, že by si zamestnanec mohol skopírovať databázu kontaktov, alebo kópie zmlúv. Neposielajte dôverné  dokumenty emailom, alebo cez verejné úložisko. Nemáte totiž prehľad o tom, čo sa s nimi následne deje, kto ich videl, alebo kto má k nim prístup. Je žiaduce, aby ste mali nástroj, ktorý zoberie každý váš firemný doklad (faktúra, evidenčný list, dovolenkový lístok) a premení ho do elektronickej podoby, uloží ho na bezpečné úložisko a stanoví, kto vo firme má k tomuto dokladu prístup. Môžete presne sledovať čo sa deje s daným dokumentom, či sa ho niekto bez oprávnenia pokúšal otvoriť, alebo nebodaj vytlačiť. Dokážete tak efektívne riadiť informácie v reálnom čase.

Elektronický podpis či pečiatka?

„Konica Minolta sa dnes venuje tomu, aby sa práve vaše papiere dostali do zabezpečenej elektronickej podoby a bez ťažkostí ste ich ukladali na zabezpečené úložisko, ku ktorému sa dostanú iba oprávnení ľudia,“ konštatuje Michal Drobný, ECM Business consultant Konica Minolta. Súčasne budete mať dokonalý prehľad o tom, čo sa deje s uloženým dokumentom. Hovorí sa tomu aj auditná stopa.

Môžete ho aplikovať na firemné faktúry, ako aj na vypísanie dovolenkového lístka. Jednoducho vyplníte elektronický formulár, váš šéf ho pohodlne schváli, ekonomické oddelenie získa podklad pre vašu mzdu a súčasne prebehne aj archivácia. Máte tak o množstvo starostí menej.

Ako si však overiť pravosť elektronických dokumentov? Odpoveď je veľmi jednoduchá. Slúžia na to dva užitočné nástroje.

Prvým nástrojom je elektronický podpis, ktorý si môžete predstaviť ako obálku, do ktorej sa vloží elektronický dokument a súčasne zabezpečí, že tento dokument nebude pozmenený. Elektronický podpis vydáva dôveryhodná autorita a má obmedzenú platnosť.

Druhým nástrojom na zabezpečenie pravosti elektronických informácií je časová pečiatka, ktorá potvrdzuje, že doklad je platný do určitého konkrétneho dátumu. Ak si o niekoľko rokov otvoríte ten istý elektronický dokument nemusíte skúmať pravosť podpisu na zmluve, stačí len skontrolovať platnosť časovej pečiatky. Výsledkom sú aktuálne a zabezpečené dokumenty na dlhé roky.

Nezabudnite na bezpečnú tlač

Spoločná firemná tlačiareň v sebe skrýva niekoľko bezpečnostných nástrah, ktoré dokážete dnes ale veľmi jednoducho odstrániť. Najčastejším nedostatkom prístup veľkého množstva ľudí k dôverným informáciám. Zamestnanci totiž neraz nepremýšľajú pri tlači dokumentov vo firme. V tlačiarni sa tak hromadia papiere, ku ktorým sa nikto nehlási. Môžete tak „natrafiť“ na podpísané zmluvy, cenové kalkulácie, alebo dokonca výplatné pásky. Podobne, ako je potrebné si zabezpečiť ochranu informácií vo firme, je potrebné venovať pozornosť aj zabezpečenej tlači. „Jednoducho viete chrániť dokumenty pred zneužitím aj tým, že obmedzíte prístup k citlivým údajom a súčasne ich nedovolíte vytlačiť, alebo zakážete tlačiť emailové prílohy. Ak by aj táto ochrana nestačila, môžete dokonca vidieť aj náhľad všetkých vytlačených dokumentov. Bezpečnosť dokumentov je možné výrazne zvýšiť i prostredníctvom malých, avšak systematických krokov,“ uzatvára Michal Drobný, ECM Business consultant Konica Minolta.